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Grundkonzepte

Diese Seite erklärt die Kernkonzepte und wie Forgents Funktionen zusammenwirken, um dir zu helfen, mehr Ausschreibungen zu gewinnen.

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Der Hub: Dein Wissensfundament

Der Hub ist das zentrale Repository für alle deine Unternehmensinformationen. Betrachte ihn als das Gedächtnis deines Unternehmens, das alle anderen Funktionen antreibt.

Was gehört in den Hub?

  • Unternehmensinformationen – Name, Branche, Fähigkeiten
  • Zertifizierungen – ISO-Zertifikate, Compliance-Dokumente, Audit-Berichte
  • Teamprofile – Mitarbeiterqualifikationen, Lebensläufe, Zertifizierungen
  • Projektreferenzen – Vergangene Projekte, Case Studies, Erfolgsmetriken
  • Writer-Regeln – Unternehmensspezifische Schreibvorgaben
Warum das wichtig ist: Je besser dein Hub, desto besser die KI. Wenn Writer Fakten recherchiert oder Eignung Anforderungen prüft, greifen sie auf deinen Hub zurück. Unvollständiger Hub = unvollständige Ergebnisse.

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Einstiegspunkte: Finder & Lokale Dokumente

Es gibt zwei Wege, ein Projekt zu starten:
EinstiegspunktAnwendungsfall
FinderÖffentliche Ausschreibungsdatenbanken durchsuchen, nach Kriterien filtern, direkt importieren
Lokale DokumenteAusschreibungsdokumente hochladen, die per E-Mail oder andere Kanäle empfangen wurden
Beide Wege führen zum gleichen Ziel: einem Projekt, in dem du den gesamten Bid-Prozess verwaltest.

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Projekte: Deine Bid-Kommandozentrale

Ein Projekt ist der Container für alles, was mit einem einzelnen Angebot zusammenhängt. Jedes Projekt enthält:
Die originalen Ausschreibungsdokumente, entweder aus dem Finder importiert oder manuell hochgeladen. Forgent analysiert diese, um Anforderungen, Deadlines und Schlüsselinformationen zu extrahieren.
Ein KI-gestützter Fragebogen, der dir hilft zu entscheiden, ob du das Angebot verfolgen möchtest. Die Fragen sind auf die Entscheidungskriterien deines Unternehmens zugeschnitten. Die KI füllt Antworten basierend auf den Ausschreibungsdokumenten vor.
Ein Vergleich der Ausschreibungsanforderungen mit den Fähigkeiten deines Unternehmens (aus dem Hub). Zeigt, welche Anforderungen du erfüllst und wo es Lücken gibt.
Die Arbeitspakete, die zum Abschluss und zur Abgabe des Angebots erforderlich sind. Derzeit enthält dies Writer-Aufgaben; zukünftige Aufgaben können Formulare und mehr umfassen.
Arbeite mit Teammitgliedern zusammen. Weise Aufgaben zu, verfolge wer wofür verantwortlich ist.

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Die Bid-Entscheidung: Checklist + Eignung

Bevor du Zeit in ein Angebot investierst, musst du entscheiden: Bid oder No Bid? Forgent unterstützt mit zwei komplementären Tools:
ToolWas es prüftQuelle
ChecklistDeine internen Kriterien (strategische Passung, Kapazität, Gewinnwahrscheinlichkeit)Der Fragebogen deines Unternehmens
EignungDie Anforderungen der Ausschreibung (Zertifizierungen, Erfahrung, Finanzen)Ausschreibungsdokumente + Hub
Checklist = “Wollen wir bieten?”Eignung = “Können wir uns qualifizieren?”

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Writer: KI-gestützte Angebotserstellung

Wenn du dich für ein Angebot entscheidest, hilft dir der Writer bei der Erstellung durch einen 4-Schritte-Workflow:
1

Dokumente

Anforderungen aus Ausschreibungsdokumenten extrahieren
2

Schreibplan

Kapitelstruktur und Schreibanweisungen definieren
3

Fakten

Relevante Informationen aus Hub und anderen Quellen recherchieren
4

Konzept

Angebot generieren, bearbeiten und exportieren
Writer ist eine Aufgabe innerhalb deines Projekts – eine von potenziell vielen Aufgaben, die zum Abschluss des Angebots erforderlich sind.

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Wie alles zusammenhängt

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                              HUB                                     │
│  Unternehmen │ Zertifizierungen │ Team │ Referenzen │ Writer-Regeln │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
                                   │
                    ┌──────────────┴──────────────┐
                    │         treibt an           │
                    ▼                              ▼
           ┌──────────────┐               ┌──────────────┐
           │    FINDER    │               │   EIGNUNG    │
           │   (sucht)    │               │ (vergleicht) │
           └──────┬───────┘               └──────────────┘
                  │                              ▲
                  │ erstellt                     │ nutzt
                  ▼                              │
           ┌──────────────────────────────────────────────┐
           │                  PROJEKT                      │
           │                                               │
           │  Checklist ──► Eignung ──► Aufgaben ──► Abgabe │
           │                                   │           │
           │                                   ▼           │
           │                               ┌────────┐      │
           │                               │ WRITER │      │
           │                               └────────┘      │
           └──────────────────────────────────────────────┘

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Benutzerrollen

Forgent unterstützt verschiedene Rollen im Bid-Prozess:
RolleHauptaktivitäten
Bid ManagerAusschreibungen finden, Bid/No-Bid-Entscheidungen treffen, Projekte überwachen
TeammitgliedAufgaben ausführen (Schreiben, Dokumentvorbereitung, etc.)
Beide Rollen arbeiten im selben Projekt, mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

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Nächste Schritte

Hub einrichten

Baue dein Wissensfundament auf

Ausschreibungen finden

Entdecke Möglichkeiten

Projekte verwalten

Führe den Bid-Prozess durch

Angebote schreiben

Generiere erfolgreiche Inhalte